Volver

MEGAFILE 2000

 

 

En las oficinas de una empresa de tipo medio se generan multitud de documentos: pedidos, albaranes, facturas, mail, fax, cartas, mail, etc.

Megafile 2000 le permitirá que los responsables de cada departamento de su empresa capturen e indexen sus documentos de tal forma que puedan ser compartidos por el resto de los departamentos de forma eficiente.

Vd. elige la forma de almacenar y recuperar la información: por Proyectos, Tareas, Clientes, Facturación, Proveedores, Personal. Cualquier persona autorizada de su organización tendrá acceso a ella.

Descripción: Descripción: MC900285770[1]El sistema reconoce el tipo de los archivos mas utilizados: Access, Word, Excel, imagenes(gif, jpg, tiff, bmp), etc. y los recupera a través de varios caminos: email, ftp, explorer. También, puede utilizar cámaras, escaners en los puestos de trabajo de la oficina o delegaciones a través de conexiones remotas (citrix), en este caso no es necesario VPN lo cual reduce el coste considerablemente.

Aun mas, el sistema es capaz de capturar e indexar multitud de documentos en el mismo momento en el que son emitidos por una impresora. Esto seria muy útil para almacenar facturas, es decir, Vd. haría el proceso dos veces la primera obtendría las facturas en papel y la segunda vez las dirige a Megafile 2000, de esta forma el personal de facturación tendrá acceso inmediato a las facturas emitidas de cualquier cliente y así se evita la búsqueda en el archivador correspondiente.

Si el caso de la facturación es un ejemplo típico de la documentación emitida, el caso de los proveedores seria el contrario. Para resolverlo el sistema es capaz de indexar un documento de forma automática a la hora de ser capturado, por ejemplo las facturas de los proveedores. Si se reciben como archivos reconocidos por el programa, Vd. puede utilizar el asistente para crear la macro que se encarga de realizar esta tarea. Si se reciben en fax o papel, el sistema utilizara ICR o OCR (reconocimiento de letra escrita manual o tipada) para este cometido.

Todos los mecanismos empleados están pensados para automatizar de forma eficiente la captura o emisión de documentos de su empresa.